컴퓨터 문서 날인 - 도장 스캔 대신 이미지 생성, 안전할까?

1️⃣ 온라인 서비스로 생성한 도장 이미지를 사용해도 될까요?

'생성된 도장 이미지'의 필요성

워드, 엑셀, PDF 등 전자문서 작업이 일상이 된 요즘, 문서의 신뢰도를 높이기 위해 개인이나 법인의 도장을 날인해야 할 때가 많아졌어요. 많은 분들이 전통적인 방식, 즉 흰 종이에 실제 도장을 찍고, 스마트폰으로 사진을 찍거나 스캐너로 스캔한 뒤, 그림판이나 포토샵으로 배경을 지워 파일로 만들어 사용하곤 하시는데요! 하지만 이 과정은 꽤나 번거롭고, 결과물도 깔끔하지 않을 때가 많아요. 

그래서 많은 분들이 궁금해합니다. "인터넷 도장 제작 사이트나 프로그램으로 만든 '생성된 도장 이미지'를 써도 괜찮을까?" 

결론부터 말씀드리면, 도장 이미지를 생성해서 써도 괜찮아요! 지금부터 그 이유를 설명해 드릴게요.

2️⃣ 문서에 '도장'을 찍는 진짜 이유는?

도장 날인의 본질은 '권한자의 확인과 신뢰'

우리가 왜 문서에 도장을 찍는지 그 본질적인 의미를 이해하면 좋아요. 일반적인 비즈니스 문서(견적서, 거래명세서, 내부 기안, 일반 계약서 등)에 도장을 찍는 행위는 다음과 같은 의미를 가지고 있어요.

1) 본인 의사표시의 확인

우리는 도장 날인을 통해 "이 문서의 내용을 확인했고, 이에 동의하며 책임을 지겠다"는 작성자의 의사를 시각적으로 표현하게 되어요.

2) 문서의 진정성 및 신뢰도 부여

도장이 찍힘으로써 해당 문서가 위조되거나 변조되지 않은, 권한 있는 자에 의해 작성된 진정한 문서라는 신뢰를 줄 수 있어요.

⚠️ 중요한 점! 여기서 말하는 도장은 부동산 거래나 법인 인감증명서가 첨부되는 등 법적으로 '법인인감도장'의 날인을 요구하는 특수한 경우를 제외한, 대부분의 일상적인 거래 문서에 사용되는 또는 '사용인감'을 의미해요.

3️⃣ 도장 이미지, '생성'해서 써도 괜찮습니다!

생성된 도장 이미지 사용, 법적으로도 괜찮습니다.

사용인감을 사용해도 괜찮은, 일반적인 업무용 문서에는 소프트웨어나 온라인 서비스로 '생성한 도장 이미지'를 사용해도 법적으로 아무런 문제가 없어요. 

법률적으로 일반 상거래 문서의 효력은 '당사자 간의 합의'라는 실질적인 내용에 의해 발생하게 되어요. 문서에 찍히는 도장 날인은 그 합의나 의사를 표현하는 여러 방법 중 하나일 뿐이죠. 현재 법률에서는 "전자문서에 사용하는 도장 이미지는 반드시 실물 도장을 스캔한 것이어야 한다"와 같은 규정을 두고 있지 않고 있어요.

따라서, 실물 도장을 스캔한 이미지든, 디지털로 생성한 이미지든, 그 이미지는 작성자의 날인 의사를 시각적으로 상징하는 '표시'로서 동일한 역할을 수행해요. 중요한 것은 '어떻게 만들어졌느냐'가 아니라, '권한 있는 자가 자신의 의사로 해당 이미지를 날인하였는가' 하는 점이죠.

4️⃣ 도장 이미지 사용보다 더 중요한 것, 문서의 효력!

문서의 법적 효력과 관련하여, 도장 이미지의 생성 방식보다 훨씬 더 중요한 것들이 있어요.

1) 문서 내용 그 자체

당연히 계약서의 조항 하나하나, 견적서의 금액과 조건 등 문서에 담긴 내용이 가장 중요해요.

2) 당사자간의 합의

이메일, 메신저 대화, 녹취 등 계약 내용에 대해 양 당사자가 동의했다는 근거가 있다면, 설령 도장이 없더라도 계약의 효력은 인정될 수 있어요. 도장 날인은 이러한 합의를 확인하는 강력한 증거 중 하나인 것이에요.

3) 가장 강력한 효력은 '전자서명'

매우 중요한 계약을 디지털로 체결할 때는, 당연히 단순한 도장 이미지를 삽입하는 것보다 '전자서명법'에 따른 전자서명을 이용하는 것이 법적으로 훨씬 더 안전하고 강력한 효력을 갖게 되어요. 공동인증서(구 공인인증서)나 신뢰할 수 있는 민간 전자서명 업체의 서비스를 이용한 서명은, 법적으로 실제 서명이나 날인과 동일한 효력을 가지며 부인 방지 효과도 뛰어나요. 참고해 주세요.

5️⃣ 실무자를 위한 꿀팁!

법인 운영자가 알면 좋은 실무 꿀팁 4가지

1) 일반적인 문서나 가벼운 계약은 도장 이미지를 생성해서 사용하세요.

업무 효율과 전문성을 위해, 깔끔하게 '생성된 도장 이미지'를 사용하시는 것을 적극 추천해요. 더 이상 번거롭게 스캔하고 편집하지 마세요!

2) 중요한 계약서(온라인 체결 시)는 법적 효력이 있는 '전자 계약 서비스'를 이용해 보세요.

단순히 도장 이미지를 삽입하는 것보다는, 법적 효력이 보장되는 '전자계약 서비스'를 이용하여 양 당사자의 전자서명을 받는 것이 추후 분쟁을 예방하는 가장 확실한 방법이에요.

3) 관공서 제출 서류 등 특정 형식을 요구하는 경우엔 그에 맞춰야 해요.

해당 기관에서 요구하는 서식이나 날인 방식(예: 반드시 인감도장 날인 후 스캔 등)이 있는지 확인하고, 그에 맞춰 문서를 작성해야 해요.

6️⃣ 스탠바이 헬프미에서 제공하는 사용인감, 안심하고 사용하세요! 

스탠바이 헬프미에서는 인감도장 이미지 생성 기능을 제공하고 있어요.

스탠바이에 법인을 등록하시면, 온라인에서 사용할 수 있는 사용인감을 자동으로 생성해 드려요. 이 사용인감 이미지로 편하게 문서에 날인하세요!

📌 Tip

법인인감 이미지를 등록하면 법인인감 역시 별도의 스캔없이 바로 사용이 가능해요!